Naar een intern auditsysteem in 8 stappen

Sterker in professionaliteit

Naar een intern auditsysteem in 8 stappen

24 maart 2017 Blog 0

01/06/2011

Steeds meer scholen voor VO en MBO vragen mij hoe je een intern auditsysteem opzet. Hieronder een eenvoudig stappenplan om te komen tot zo’n systeem. Dit systeem heeft zich bewezen in het HBO. Ook in het VO zijn de eerste ervaringen positief, zoals u hier kunt lezen.

Stap 1. Bepaal de scope.

Welk onderwerp of welke onderwerpen gaan we onder de loep nemen? Richt de interne audit zich bijvoorbeeld op de mate van veiligheid binnen de school of betreft het de werking van het kwaliteitssysteem? Gaat het om de manier waarop het didactisch concept werkzaam is of om de integrale resultaten van het strategisch beleid?

Stap 2. Selecteer een ruime pool van interne auditoren en schrijvers.

Plan hun werkzaamheden in en voorzie ze van professionele begeleiding (on the job). Organiseer regelmatig bijeenkomsten waarbij deze mensen met elkaar kennis en ervaring kunnen uitwisselen en met elkaar kunnen afstemmen op welke wijze zij tot oordeelsvorming (wat is voor ons goed? voldoende? onvoldoende?) komen.

Stap 3. Werk de scope uit in een beoordelingskader.

In het beoordelingskader wordt het gekozen onderwerp uit stap 1. geoperationaliseerd. Auditoren vergelijken straks hun observaties met dit kader. Op basis van deze vergelijking weten zij dan of de door de school genomen beleidsmaatregelen goed, voldoende of onvoldoende zijn uitgevoerd en waar verbetermogelijkheden liggen.

Stap 4. Ontwikkel een auditprotocol.

In het auditprotocol zijn de verschillende rollen (voorzitter, lid en secretaris) van een audit uitgewerkt en is beschreven wie waarvoor precies verantwoordelijk is en wie wat wanneer moet doen of leveren. Het zijn de spelregels van de interne audit.

Stap 5. Ontwikkel een stramien voor zelfevaluatierapporten.
In de zelfevaluatie zet de school haar beleid en beleidsuitvoering af tegen dat van het “beoordelingskader”. De auditcommissie gebruikt de zelfevaluatie om zich een eerste beeld te vormen van de kwaliteit van het gekozen onderwerp op school en vragen te verzamelen voor het auditgesprek. In het format zelfevaluatie staat beschreven hoe de school een goede zelfevaluatie kan schrijven. Essentieel daarbij is dat de PDCA-kringloop zichtbaar wordt.

Stap 6. Leidt de pool van auditoren op.

Geef ze trainingen waarin wordt ingegaan op de rol van audits in het kwaliteitssysteem van de school, de fundamenten van kwaliteitszorg, gesprekstechnieken, de wijze waarop je via gesprekken met stakeholders een indicatie van de gerealiseerde resultaten kunt verkrijgen.

Stap 7. Organiseer de audits .
Een standaard audit ziet er als volgt uit: “De school schrijft ter voorbereiding op de audit een zelfevaluatie. Het auditteam  komt twee keer bij elkaar om vragen te formuleren. Voor de audit zelf wordt een dag of dagdeel per school uitgetrokken. Begonnen wordt met een rondgang door de school. Daarna volgen gespreksronden van een uur: met het management en de leidinggevenden, met leerlingen, met medewerkers en eventueel ook met ouders en externe stakeholders. De belangrijkste conclusies van de dag worden door het auditteam op het einde teruggekoppeld aan alle geïnteresseerden en enkele weken later in een rapport onderbouwd”. Draag de eerste keer zorg voor goede procesbegeleiding tijdens deze audit zodat iedereen snel in zijn of haar rol komt.

Stap 8. Draag zorg voor een goede evaluatie.

Evalueer alle onderdelen, processen, gesprekken en instrumenten en pas vervolgens op basis van de uitkomsten de betreffende onderdelen hierop aan.

Hulp of advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.

Dr. Paul van Deursen

Geef een reactie